Openstaande vacatures

Werken bij het MAE:

Alle vacatures bij het ministerie van Buitenlandse en Europese Zaken, Defensie, Samenwerking en Buitenlandse Handel (alle loopbanen) worden gepubliceerd op de website Govjobs.lu. Mensen die geïnteresseerd zijn om hun talenten in te zetten voor het MAE worden daarom uitgenodigd om regelmatig de site te bekijken, die hen door de sollicitatieprocedure zal leiden.

De vacatures op Govjobs worden alleen in het Frans gepubliceerd.

Het ministerie van Buitenlandse en Europese Zaken, Defensie, Samenwerking en Buitenlandse Handel kan geen open sollicitaties accepteren.

Stages

Het hele jaar door biedt het Ministerie van Buitenlandse en Europese Zaken studenten die zijn ingeschreven aan een instelling voor hoger onderwijs (minimaal 2e jaar universiteit) de mogelijkheid om stage te lopen bij het departement in Luxemburg of bij een van de ambassades en vertegenwoordigingen van het diplomatieke netwerk in het buitenland.
 

Duur van de stage:

• De duur van een stage kan variëren van enkele weken tot maximaal 6 maanden over een periode van 24 maanden, met uitzondering van stages in het kader van een universitaire studie, waarbij deze duur overschreden mag worden.
• Betaalde stages van 4 weken of meer
   

Hoe kan ik solliciteren?

Stuur een begeleidende brief in het Frans en een curriculum vitae (als PDF- of Word document) naar
stagiaires.etudiants@mae.etat.lu, met vermelding van het directoraat, de ambassade of de permanente vertegenwoordiging waar de student een stage wil lopen.

Lokale vacatures

The Embassy of the Grand Duchy of Luxembourg in The Hague
is recruiting
1 administrative assistant (m/f)
40 hours/week
One-year contract, effective immediately or to be agreed (with possibility of extension)

Key responsibilities

The administrative assistant will be responsible for a wide range of administrative tasks, including:

• Providing general administrative support to ensure the smooth functioning of the Embassy’s internal processes
• Managing communications: processing emails, answering phone calls, and drafting official correspondence (e.g. letters, verbal notes, accounting documents)
• Handling and following up on administrative files, including archiving and document management
• Assisting colleagues with ad hoc tasks and operational support
• Supporting the Embassy’s secretariat in its daily duties

Your profile

We are looking for a proactive and organized person who meets the following criteria and is immediately available:

• Language proficiency: Fluency in French and English is essential. Working knowledge of Luxemburgish, Dutch and/or German will be considered an asset.
• Administrative experience: Demonstrated experience in administrative support roles, preferably within a public institution, ministry or embassy.
• Technical skills: Proficiency in Microsoft Office tools (Word, Excel, PowerPoint, Outlook) and general IT literacy.
  Organizational abilities: Strong skills in file management, document drafting, and task prioritization. Attention to detail is essentiel.
• Communication skills: Ability to communicate clearly and professionally in writing and verbally, especially in an administrative context.
• Teamwork and flexibility: Capacity to work effectively within a small multidisciplinary team, with a collaborative and adaptable mindset.
• Discretion and responsibility: High level of confidentiality, integrity, and professionalism in handling sensitive information.
• Initiative and reliability: A proactive attitude, strong sense of responsibility, and commitment to supporting the smooth functioning of the Embassy’s internal operations.

Please note that the employment contract is governed by Dutch labour law, including remuneration and benefits.

General data protection regulation
All personal information received will be kept in line with GDPR guidelines.

How to apply
To apply for this opportunity, please send your resume, a cover letter and diplomas by email only to
lahaye.amb@mae.etat.lu at the latest by September 26.

Only shortlisted candidates will be invited for a test and/or an interview.